マイナンバー制度に向けての企業対応は?源泉徴収票はどうなる?罰則もある?

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2016年1月より始まるマイナンバー制度をちゃんと理解していますか?

なんとなくきいたことのあるマイナンバー。個人的にも変化がありますが、これは住民基本台帳とは違って企業にもかかわってくるのです。

では、どのように関わりがあるのでしょうか。

マイナンバーとは

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マイナンバーとは、国民一人ひとりが持つ、12桁の番号のことです。

2015年10月から市区町村から住民票の住所にマイナンバー(個人番号)の通知カードが送られて、2016年1月から社会保障、税、災害対策の行政手続で必要となり、複数の機関に存在する個人の情報が同一人のものであることを確認するために使われます。

行政機関だけでなく、税や社会保険の手続きにおいて事業主や証券会社、保険会社などが個人にかわって手続きを行う場合、マイナンバーの提示を求められる場合もあるのです。

企業の必要な対応とは

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民間の事業者は企業の規模にかかわらず対応が必要です。マイナンバー制度導入後は、事業者は行政機関に書類を提出時に、マイナンバーの記載が必要となります。

源泉徴収票はどうなるの?

経理担当者の方は、特に気になる社員の源泉徴収票が変わってしまうところですね。

マイナンバー法施行後の源泉徴収票の様式は、以下のようになるようです。

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新しい源泉徴収票の様式では、社員の個人番号を記載することはもちろん。扶養控除配偶者及び控除対象扶養親族の氏名、個人番号も記載することになっているようです。

従来は、控除対象配偶者の有無と、控除対象扶養親族の人数を記載するのみでした。

罰則までもある

では、大事なマイナンバーを扱う企業に対する罰則は、どのような際に発生するのでしょう。

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「4年以下の懲役または200万円以下の罰金」

企業では、「特定個人情報」=12ケタのマイナンバー、及びマイナンバーに紐付された氏名、従業員番号などの情報 が漏洩した際に罰則規定が設けられているのです。

最も重い刑事罰は「4年以下の懲役または200万円以下の罰金」もしくはその両方を課せられます。

安全措置管理

企業はマイナンバーを含む個人情報の漏えいの防止といった適切な安全措置管理のために、組織として対応することが必要です。

また、マイナンバーを扱う従業員教育と監督が必要です。マイナンバー収集、保管、利用、破棄の一連の流れのルール作りをしなくてはいけません。

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企業のすべきこと

まずは人事・給与ソフトの見直しをしましょう。マイナンバーに対応していますか?

情報漏えい対策は万全ですか?

現在就業している従業員だけでなく、従業員がが退職するなどしてマイナンバーがその企業にとって不要になった場合は、原則7年間厳重に保管した上で復元不可能な形で破棄するというルールも定められています。

従業員が入社した時から退社後まで厳格な管理が必要となるのです。

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人的対策として従業員に対しては、マイナンバーの重要性や扱い方の啓蒙をすることも必要です。

また、組織体制をしっかりとして、安全管理体制を構築しなければいけません。

2016年一月から運用が始まるマイナンバー制度です。企業としての対策を早急にしていきましょう。

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